TERMINI E CONDIZIONI PER LA FORNITURA DEL SERVIZIO HOSTING E DOMINIO Esadax

Esadax. Termini e condizioni per la fornitura del servizio di hosting Esadax

Ventitré. Nomina del Responsabile del trattamento

Il Cliente, per i Servizi oggetto del presente Contratto, designa Esadax quale Responsabile del Trattamento e/o Sub-Responsabile del Trattamento per il trattamento dei dati di terzi qualora il Cliente agisca in qualità di Responsabile del Trattamento rispetto a tali dati (in tal caso il Cliente garantisce di essere stato designato dal Titolare del Trattamento quale Responsabile del Trattamento ai sensi dell’articolo 28 del Regolamento UE 2016/679), con la descrizione dettagliata dei doveri e degli obblighi a cui sarà vincolato in virtù di tale ruolo come segue:

Tale nomina a Responsabile o Sub-Responsabile e le relative clausole hanno una durata pari a quella del Contratto sottoscritto tra il Cliente ed Esadax in relazione al Servizio scelto.

La nomina e il presente documento cesseranno automaticamente di avere effetto in caso di risoluzione, recesso, o perdita di efficacia del Contratto, salvo il tempo necessario al Cliente per recuperare i dati personali come contrattualmente concordato tra le parti. Parimenti, in caso di tacito rinnovo del Contratto, la nomina a Responsabile o Sub-Responsabile del Trattamento si intenderà automaticamente rinnovata per un periodo pari alla durata del contratto.

Io. Dati trattati da Esadax nell’erogazione dei servizi oggetto del contratto

I Servizi erogati da Esadax, in conformità alle loro Specifiche Tecniche, consentono al Cliente di trattare i dati secondo le tempistiche e le modalità da questi stabilite e autonomamente gestite, fatte salve le normative applicabili. L'ambito di nomina di Esadax riguarda esclusivamente il trattamento dei dati personali inseriti e/o trasmessi autonomamente dal Cliente attraverso il Servizio scelto e/o nell'ambito dello stesso, e comunque nel rispetto delle finalità volte alla sua corretta erogazione da parte di Esadax e in conformità a quanto previsto dalla normativa applicabile di volta in volta vigente.

Resta inteso che, nell'erogazione dei Servizi, ai sensi del D.Lgs. 70/2003, Esadax non è responsabile delle informazioni memorizzate su richiesta del Cliente, né è tenuta a monitorare le informazioni che trasmette o memorizza, né ha l'obbligo di ricercare attivamente fatti o circostanze che indichino la presenza di attività illecite.

II. Obblighi e diritti

A seguito di tale incarico, Esadax è autorizzata al trattamento dei dati personali unicamente nella misura necessaria allo svolgimento delle attività ad essa assegnate. Esadax è autorizzata a svolgere tutte le attività necessarie per garantire l’adempimento delle disposizioni vigenti in materia nonché il compito di organizzare, gestire e supervisionare tutte le operazioni di trattamento riguardanti i dati personali comunicati dal Cliente ai fini dello svolgimento delle attività previste dal Servizio scelto.

In ottemperanza a quanto previsto dal Regolamento (UE) 2016/679 e dalla normativa in materia di trattamento dei dati personali, si precisa che Esadax ha i seguenti obblighi:

• a) Trattare i dati personali inseriti e/o trasmessi nell’ambito dell’esecuzione del Servizio oggetto del Contratto, con le caratteristiche tecniche e di sicurezza stabilite ai sensi delle disposizioni dello stesso, e in conformità ai Manuali, alle Specifiche Tecniche che li disciplinano, e ai Codici di Condotta a cui Esadax ha aderito in relazione al Servizio scelto, che ai fini del presente devono essere considerati come documentazione contenente le istruzioni per il trattamento dei dati accettate dal Cliente. Nel caso in cui il Cliente manifesti particolari esigenze che richiedano istruzioni diverse da quelle descritte nella suddetta documentazione, dovrà dimostrare tale necessità a Esadax e descrivere le misure che devono essere garantite, le quali saranno valutate e, qualora la loro realizzazione sia fattibile, preventivate nell’ambito di una specifica offerta.

• b) Garantire che le persone autorizzate al trattamento dei dati personali si siano impegnate alla riservatezza o abbiano un adeguato obbligo di riservatezza. Tali soggetti autorizzati al trattamento dei dati, in relazione allo svolgimento delle suddette attività, saranno specificamente incaricati di tale trattamento da Esadax, che provvederà a fornire loro le necessarie istruzioni e a farli conoscere le modalità concordate e prescritte nonché il Regolamento (UE) 2016/679.

• c) Ad adottare tutte le misure richieste ai sensi dell’art. 32 del Regolamento (UE) 2016/679; in particolare, per quanto riguarda la fornitura del Servizio scelto, Esadax attuerà le misure indicate nel Contratto, nelle Specifiche Tecniche, nei Manuali relativi al Servizio stesso e nei Codici di Condotta a cui ha aderito in relazione al Servizio scelto, nonché le procedure da essa adottate secondo la norma ISO 27001.

• d) Assistere il Cliente - tenuto conto della natura del trattamento - (i) con adeguate misure tecniche e organizzative, per quanto possibile, al fine di rispondere alle richieste pervenute per l’esercizio dei diritti degli Interessati; (ii) in modo da garantire il rispetto degli obblighi di cui agli articoli da 32 a 36 del Regolamento (UE) 2016/679, anche tenendo conto delle informazioni a disposizione di Esadax.

• e) Cancellare o restituire tutti i dati personali al Cliente, su sua richiesta, una volta terminata la fornitura dei servizi relativi al loro trattamento, e cancellare le copie esistenti.

• f) Mettere a disposizione del Cliente tutte le informazioni necessarie alla dimostrazione del rispetto degli obblighi relativi all’incarico di cui al presente documento, in modo da consentire e agevolare le attività di revisione e verifica. Tali attività potranno essere svolte previo preavviso di 20 (venti) giorni, al massimo una volta all'anno e, inoltre, in caso di violazioni dei dati personali del Cliente, e comunque previo accordo sui tempi e le modalità di tali verifiche e a condizione che tali verifiche non comportino l'analisi di dati di terzi e non siano in contrasto con gli obblighi di riservatezza assunti da Esadax e con le sue politiche. I costi di tali verifiche sono a carico del Cliente.

Di conseguenza, Esadax tratterà i dati nel rispetto delle suddette istruzioni, delle linee guida contenute nel Manuale che regola il Servizio, degli eventuali allegati pertinenti, e delle disposizioni del Regolamento (UE) 2016/679, e nel rispetto dei requisiti di sicurezza stabiliti per l’erogazione dei singoli servizi.

III. Sub-responsabili del trattamento

Con la sottoscrizione del presente documento, il Cliente autorizza Esadax ad avvalersi di propri sub-responsabili, nonché di fornitori terzi e società appartenenti al Gruppo Esadax per la fornitura di servizi (supporto, manutenzione, fornitura di servizi aggiuntivi, fornitori di reti e servizi di comunicazione elettronica) relativi al servizio richiesto; il Cliente prende atto e accetta che ciò possa comportare il trattamento dei dati da parte di tali terzi.

Al fine di nominare un sub-responsabile, Esadax garantisce, mediante un contratto scritto separato con detto sub-responsabile, che:

• a) Il sub-responsabile del trattamento accede ai dati del Cliente solo nella misura necessaria per l’adempimento degli obblighi delegati in conformità con il Contratto.

• b) Il sub-responsabile assume gli obblighi di cui all’articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679.

• c) Esadax rimane responsabile nei confronti del Cliente per tutti gli obblighi assunti, compresi quelli relativi alle attività affidate al sub-responsabile.

Al fine di fornire al Cliente un controllo preciso sui suddetti terzi, oltre a rispettare i requisiti dell’intera categoria di tali terzi, Esadax si impegna ad aggiornare costantemente l’elenco di tali terzi nonché l’opportuna documentazione comprendente gli obblighi assunti da tali terzi in relazione ai costi derivanti dal trattamento dei dati personali qui specificati, laddove essi trattino dati nell’ambito del Servizio scelto.

Esadax si impegna ad informare il Cliente, ove richiesto, in caso di eventuali modifiche apportate a tali terze parti.

IV. Violazioni

In caso di eventi che comportino una violazione dei dati trattati da Esadax in relazione all’erogazione dei Servizi, essa ne darà comunicazione al Cliente con le modalità e nei tempi previsti dalla vigente normativa applicabile.